Elegir entre agencia, freelance o equipo in-house para tu próximo proyecto de desarrollo web no es una cuestión de gustos, sino de estrategia, riesgo y retorno. Cada modelo brilla en contextos distintos: desde un diseño web de lanzamiento rápido para validar mercado hasta una plataforma crítica con integraciones complejas y ciclo de mejora continua. En esta guía práctica encontrarás comparativas claras, matrices de decisión, rangos de costes, riesgos típicos y un checklist accionable para elegir (y negociar) con cabeza.

Qué estás comprando realmente: entregables vs. capacidad

Cuando contratas desarrollo web (o diseño web donostia, por centrarnos en nuestra provincia), no compras solo pantallas y código: compras capacidad de ejecutar, tiempo de expertos, procesos (QA, seguridad, SEO, accesibilidad), gobernanza y continuidad.

• Agencia → “equipo multiperfil + procesos + continuidad” empaquetados.
• Freelance → “talento concreto + flexibilidad + cercanía” con límites de ancho de banda.
• In-house → “capacidad propietaria + alineación total + velocidad compuesta” a cambio de coste fijo y gestión de personas.

Regla de oro: decide en función de criticidad, complejidad y horizonte temporal (1 proyecto, 1 año, 3 años).

Agencia de desarrollo web: fortalezas, límites y cuándo conviene

Fortalezas

• Equipo multidisciplinar (UX/UI, front/back, devops, SEO técnico, analítica, accesibilidad, copy, PM).
• Procesos: discovery, diseño atómico, QA, SLA, reporting, runbooks de incidentes.
• Escalado: más manos cuando hay picos sin contratar a largo plazo.
• Continuidad: vacaciones y bajas cubiertas, menor riesgo “bus factor”.

Límites

• Coste por hora superior a freelance.
• Posible rigidez en stack/herramientas.
• Atención compartida si no hay equipo dedicado.
• Riesgo de “tienda de plugins” en algunos players low-cost.

Cuándo conviene

• Ecommerce/portales con ingresos directos o integraciones (TPV, CRM, ERP).
• Proyectos con plazos fijos y muchos entregables paralelos.
• Cuando necesitas diseño web + desarrollo web + SEO/accesibilidad en un solo proveedor.
• Organizaciones sin músculo técnico interno que valoran SLA y reporting.

Freelance: fortalezas, límites y cuándo conviene

Fortalezas

• Flexibilidad y velocidad para avances visibles.
• Coste más ajustado por hora/día.
• Trato directo, comunicación fluida y foco.
• Elección del perfil exacto que necesitas (p. ej., especialista en performance, diseño web UX senior, integrador de APIs).

Límites

• Ancho de banda limitado: un solo cuello de botella.
• Menos cobertura ante vacaciones/bajas.
• Procesos de QA/seguridad/SEO variables (depende del profesional).
• Riesgo si no hay contrato claro de propiedad intelectual y SLA.

Cuándo conviene

• MVP o landing de validación rápida.
• Evolutivos concretos sobre una base estable.
• Presupuesto acotado con alcance muy definido.
• Cuando ya tienes procesos y solo falta “manos expertas”.

In-house: fortalezas, límites y cuándo conviene

Fortalezas

• Alineación total con negocio, marca y roadmap.
• Velocidad compuesta: el equipo aprende el dominio y cada sprint es más eficiente.
• Control del stack, calidad y prioridades.
• Coste variable más predecible en el medio plazo si hay pipeline continuo.

Límites

• Coste fijo (salarios, cotizaciones, formación, herramientas) y time-to-hire.
• Dificultad para cubrir toda la T (UX, front, back, devops, SEO) en equipos pequeños.
• Riesgo de obsolescencia si no hay formación continua.
• Gestión de personas, rotación, guardias, vacaciones.

Cuándo conviene

• Producto digital o web core para el negocio (SaaS, marketplace, ecommerce grande).
• Roadmap continuo de 12–36 meses.
• Organización que ya asume operaciones tech (monitorización, seguridad, CI/CD).

Comparativa rápida (tabla mental)

• Velocidad de arranque: Agencia (alta) / Freelance (muy alta) / In-house (baja al principio, alta luego).
• Cobertura de perfiles: Agencia (alta) / Freelance (media-baja) / In-house (variable).
• Coste inicial: Agencia (medio-alto) / Freelance (bajo-medio) / In-house (muy alto por ramp-up).
• Coste a 24 meses: Agencia (medio-alto) / Freelance (medio) / In-house (medio si hay carga constante).
• Riesgo operativa: Agencia (bajo) / Freelance (medio) / In-house (medio si el equipo es pequeño).
• Propiedad/know-how: Agencia (media, depende del contrato) / Freelance (media) / In-house (alta).

Matriz de decisión (copia y pega)

Responde Yes/No y suma puntos:

1. ¿Tu web genera ingresos directos (ventas/reservas) o leads de alto valor?
2. ¿Habrá integraciones con CRM/ERP/TPV y requisitos de seguridad?
3. ¿Necesitas diseño web + desarrollo web + SEO/accesibilidad coordinados?
4. ¿Tienes plazos fijos (campañas, temporada, lanzamiento)?
5. ¿Vas a iterar continuamente 12+ meses?
6. ¿Tienes capacidad para gestionar perfiles técnicos (product owner/tech lead)?
7. ¿El presupuesto permite coste fijo mensual de equipo?

Si 1–4 = Sí (la mayoría) → Agencia.
Si 5–7 = Sí (la mayoría) → In-house (o híbrido).
Si hay pocos “Sí” y alcance acotado → Freelance.

Modelos híbridos ganadores (lo mejor de varios mundos)

• Agencia + freelance: agencia lleva arquitectura, QA, seguridad y roadmap; freelance cubre picos o expertise puntual (p. ej., animaciones/3D, performance).
• In-house + agencia: equipo interno define producto y mantiene day-to-day; agencia ejecuta rediseño, sprints críticos o internacionalización.
• In-house + freelance: núcleo interno + especialistas de desarrollo web por proyecto.

Consejo: documenta interfaces (qué hace cada uno, cómo entrega, herramientas y ritos). Evita el “todos hacemos todo” que diluye responsabilidades.

Costes orientativos (bandas realistas)

Variarán por país, seniority y complejidad. Sirven para orden de magnitud.

Agencia

• Corporativo serio / 6–10 semanas: 12.000–30.000 €.
• Ecommerce medio / 12–16 semanas: 25.000–60.000 €.
• Mantenimiento con SLA: 150–1.200 €/mes (según alcance).

Freelance

• Jornada/día especialista: 250–600 €/día (diseño UX/UI o developer senior).
• Proyecto landing/MVP simple: 2.000–8.000 €.
• Bloques de evolutivos: 20–80 h a tarifa.

In-house (coste total empresa, no solo salario)

• Dev full-stack mid: 45–65k €/año.
• UX/UI mid: 35–55k €/año.
• Tech lead/arquitecto: 60–90k €/año.
• Herramientas, formación, hardware, guardias: +10–20%.

Conclusión de costes

• Proyecto único y cerrado → Agencia o freelance.
• Roadmap continuo y core del negocio → In-house (o híbrido con agencia para picos).

Riesgos típicos y cómo mitigarlos (por modelo)

Agencia

• Riesgo: rotación de equipo o “atención diluida”.
• Mitigación: exige equipo asignado, SLA, KPIs y un PM con cadencia fija. Revisa propiedad intelectual y plan de salida.

Freelance

• Riesgo: dependencia de una persona, vacaciones/bajas.
• Mitigación: contrato con entregables y hitos, repositorios del cliente, documentación mínima (setup, deploy, variables), backups y una red de respaldo.

In-house

• Riesgo: contratar “a destiempo” y pagar meses de baja productividad.
• Mitigación: plan de contratación por fases, define product owner, CI/CD, estándares de código, guía de diseño web/componentes y presupuesto de formación.

Qué pedir (sí o sí) a cada modalidad

A una agencia

• Discovery con brief y criterios de aceptación.
• Diseño atómico y sistema de componentes.
• QA (funcional, rendimiento, accesibilidad), SEO técnico y analítica incluidos.
• Plan de migración (si aplica) y SLA post-lanzamiento.
• Propiedad intelectual a tu nombre, repositorios y documentación.

A un freelance

• Alcance cerrado, hitos y entregables verificables.
• Acceso a repos, staging y checklist de QA básico.
• Facturación por hitos, no solo por horas.
• Entrega de manual corto (deploy, variables, cuentas).

A un equipo in-house

• Roadmap trimestral, ritos (weekly/retro/demo), definición de “hecho” (DoD).
• CI/CD, testing y métricas de rendimiento/errores.
• Librería de componentes compartida con diseño.
• Política de seguridad, parches y guardias.

Árbol de decisión práctico (paso a paso)

1. Define criticidad del sitio (si cae, ¿qué pasa?).
2. Mapea alcance (MVP vs. plataforma) y horizonte (único vs. continuo).
3. Valora integraciones y requisitos legales/accesibilidad.
4. Evalúa tu capacidad interna (product owner, QA, contenidos).
5. Si 1–3 son altos y 4 es bajo → Agencia.
6. Si 1 es medio, 2 pequeño y 4 medio → Freelance.
7. Si 2 es continuo (12–36 meses) y 4 alto → In-house.
8. Considera híbrido si hay picos o expertise puntual.

KPIs para medir a tu proveedor/equipo (y no ir a ciegas)

• Lead time de idea a producción.
• Velocidad (puntos/historias cerradas) y previsibilidad.
• Errores en producción por sprint y MTTR (tiempo de recuperación).
• Core Web Vitals por plantilla.
• Tasa de conversión y métricas de negocio pactadas.
• Cumplimiento de SLA (si aplica).

Casos de uso típicos (elige tu aventura)

• Startup en validación: freelance senior para diseño web + dev rápido → later agencia para consolidar.
• PYME que vende servicios B2B: agencia compacta con SEO técnico y Mantenimiento SLA → evolutivos mensuales.
• Ecommerce en crecimiento: agencia para re-plataformar + contratar 1–2 in-house (product/marketing tech) para ciclo continuo.
• SaaS maduro: in-house fuerte (producto+devops) + agencia para campañas, web marketing y rediseños puntuales.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo empezar con freelance y luego pasar a agencia?
Sí. Documenta desde el día 1 y trabaja en repos del cliente para un handover limpio.

¿El in-house no es siempre más barato?
Solo si hay carga constante y gestionas bien la contratación. Para proyectos sueltos, suele salir más caro.

¿Qué pasa con el SEO si cambio de proveedor o modelo?
Nada… si hay plan de transición: inventario de URLs, 301, validaciones y monitorización.

¿Necesito siempre un PM/PO?
Sí. Sin dueño de negocio, los proyectos se diluyen. Puedes externalizarlo (agencia) o asignarlo internamente.

¿Cuándo contrato a alguien en plantilla?
Cuando el roadmap es constante y el coste fijo se amortiza en 9–12 meses respecto a pagar fuera.

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Conclusión

No existe una respuesta universal. Si tu proyecto exige cobertura completa, plazos firmes y riesgo bajo, la agencia es la opción más segura. Si buscas impacto rápido en alcance acotado y presupuesto ajustado, un freelance excelente es imbatible. Si tu web es core del negocio y vas a iterar sin parar, la apuesta ganadora es in-house (idealmente con apoyos externos para picos y especialidades). Decide con datos, fija KPIs, blinda propiedad y procesos, y estarás eligiendo no solo quién te hace una web, sino cómo crece tu negocio en los próximos años.